Documents requis pour la demande de visa Schengen

La présentation d’un ensemble de documents est un élément essentiel de la procédure de demande de visa Schengen. Les documents que vous devez soumettre dépendent de différents facteurs, tels que le type de visa que vous demandez, votre nationalité et votre statut actuel.

Pendant la durée du traitement de la demande, le consulat peut, au cas par cas, vous demander de fournir des informations ou des documents supplémentaires, ou vous convoquer à un entretien. Veillez à présenter ces documents, car la présentation des premiers documents requis ne garantit pas l’obtention d’un visa.

Quelles sont les conditions d’obtention d’un visa Schengen ?

Les documents requis pour demander un visa Schengen sont énumérés ci-dessous :

Formulaire de demande de visa Schengen.
Passeport.
Photographie.
Assurance voyage Schengen.
Données biométriques.
Copies des visas précédents.
Itinéraire de vol.
Lettre de motivation.
Preuve des moyens financiers.
Preuve d’hébergement.
Preuve du paiement des frais.

Formulaire de demande de visa Schengen

Les demandeurs doivent soumettre un formulaire de demande de visa Schengen dûment rempli et signé. Formulaire de demande de visa Schengen aux autorités compétentes de l’État membre dont ils demandent le visa au plus tard trois mois avant la date prévue de leur visite. Le formulaire de demande de visa contient 37 questions que chaque demandeur doit remplir correctement et sincèrement, sans fausses déclarations. Le formulaire est disponible en plusieurs langues ; toutefois, le consulat vous indiquera la langue dans laquelle vous pouvez remplir le formulaire de demande. Si le demandeur de visa est mineur (moins de 18 ans), le formulaire de demande doit être signé par les parents ou le tuteur légal de l’enfant.

Le formulaire de demande de visa Schengen est divisé en quatre sections qui requièrent les informations suivantes :

Questions sur les informations personnelles.
- Nom complet.
- Date et lieu de naissance.
- Nationalité.
- Sexe.
- État civil.
- Adresse.
- Numéro de téléphone, etc.
Informations sur les voyages.
- Type de document de voyage.
- Numéro du document de voyage.
- Date de délivrance et date d’expiration du document de voyage.
- motif du voyage.
- Première entrée.
- Durée du séjour.
- Informations biométriques, etc.
Informations sur l’invitation.
- Nom complet de la personne qui vous invite. (le cas échéant)
- Informations sur l’organisme d’accueil.
- Soutien financier.
- Relation familière.
Date et signature.
- Date et lieu où le formulaire de demande a été rempli.
- Signature.

Vous pouvez obtenir le formulaire de demande de visa Schengen auprès des missions diplomatiques de l’État membre que vous souhaitez visiter ou le télécharger sur les sites web officiels de l’ambassade de l’État membre (si l’ambassade dispose d’un site web).

« Lettre d’invitation pour la demande de visa Schengen

Passeport

Votre passeport doit répondre aux critères suivants :

Avoir été délivré au cours des 10 dernières années.
Avoir deux pages vierges pour apposer le visa.
être valable au moins trois mois après la date à laquelle vous prévoyez de quitter l’État membre Schengen ; si le passeport a expiré, les chances de pouvoir voyager sont très faibles.

Photographie

Joignez une photographie de vous au formulaire de demande de visa Schengen. La photographie doit avoir été prise récemment et doit respecter les critères suivants Directives concernant la photographie pour le visa Schengen:

La photo ne doit pas dater de plus de six mois.
La photo doit mesurer 35 mm (largeur) x 45 mm (hauteur).
Votre visage et vos épaules doivent couvrir 70 à 80 % de la photo.
L’arrière-plan de la photo doit être blanc, sans motifs ni objets distrayants derrière vous, y compris les ombres.
La photo doit être prise avec une haute résolution et un bon contraste.
La photo doit être prise en couleurs naturelles.
La photo ne doit pas présenter de traces d’encre, de plis ou d’agrafes.
Vous devez garder une expression faciale neutre, sans sourire ni garder la bouche ouverte.
Il est interdit de porter des accessoires couvrant les traits du visage.
Vos yeux doivent être ouverts pour que la couleur des yeux soit clairement visible. Évitez les photos avec des éclairs rouges sur l’œil.
Vous devez porter un maquillage simple et naturel. Le maquillage numérique n’est pas autorisé.
Vos photos ne doivent pas être modifiées de quelque manière que ce soit.
Vous devez porter des couleurs foncées pour créer un contraste avec l’arrière-plan. Évitez les vêtements clairs qui peuvent se fondre dans le décor.

Remarque: Certains pays peuvent exiger que vous ne présentiez qu’une seule photo.

Exigences en matière de photos pour les visas Schengen pour les enfants

Les photos de bébés doivent être prises sur un fond blanc, en position allongée ou assise sur une chaise de bébé. Vous pouvez utiliser un drap de lit ou une couverture blanche pour coucher le bébé.

Les yeux du bébé doivent être ouverts et leur couleur doit être visible. Il n’y a pas de problème si l’expression de son visage n’est pas neutre, mais il ne doit pas être photographié la bouche ouverte ou avec des objets en arrière-plan.

Assurance voyage Schengen

Valide assurance maladie voyage est une condition obligatoire pour toute personne demandant un visa Schengen, afin de couvrir toute dépense pouvant survenir pendant son séjour dans l’État membre Schengen. Vous pouvez souscrire une assurance voyage dans votre pays de résidence ou en ligne. Votre assurance voyage Schengen doit répondre aux exigences suivantes :

Elle doit couvrir toute la durée du séjour prévu dans l’État membre.
Elle doit couvrir un minimum de 30 000 euros pour les frais médicaux, l’évacuation d’urgence, les soins hospitaliers ou le décès.
Elle doit être valable sur l’ensemble du territoire des États membres de l’espace Schengen.

Que doit couvrir une assurance voyage Schengen ?

L’assurance voyage de base pour le visa Schengen doit inclure :

Coût des traitements médicaux:
- Visites chez le médecin.
- Soins dentaires d’urgence.
- Hospitalisation.
- Chirurgie.
Frais de rapatriement ou d’évacuation. Si vous tombez gravement malade ou si vous avez un accident qui nécessite des soins médicaux dans votre pays d’origine, l’assurance voyage couvre les frais de rapatriement. Les frais de rapatriement sont également pris en charge en cas de décès.

Données biométriques

Le consulat de l’État membre Schengen recueillera vos identifiants biométriques (une photographie telle que stipulée ci-dessus et des empreintes digitales), qui seront stockés dans la base de données du Système d’information sur les visas Schengen (VIS).

Vous devrez vous présenter en personne pour que vos empreintes digitales soient relevées conformément aux normes de l’OACI et à la décision 2006/648/CE de la Commission, alors qu’il n’est pas nécessaire d’être présent pour la photographie.

Qui est exempté de l’obligation de prendre ses empreintes digitales ?

Les demandeurs appartenant aux catégories suivantes sont exemptés de l’obligation de donner leurs empreintes digitales :

Enfants de moins de douze ans.
Personnes pour lesquelles la collecte d’empreintes digitales est physiquement impossible.
Les chefs d’État et les membres des gouvernements nationaux, leurs conjoints qui les accompagnent et leur délégation officielle lorsqu’ils sont en visite officielle.
Souverains et autres membres éminents d’une famille royale lorsqu’ils sont invités par l’État membre à des fins officielles.

Copies des visas précédents

Si vous avez déjà visité l’espace Schengen avec un passeport qui a déjà expiré (ou qui est presque plein), vous devez le présenter avec les autres documents pour prouver vos voyages. Si vous êtes titulaire de plus de deux passeports, vous devez les présenter tous.

Vos passeports ne doivent pas être agrafés ; vous pouvez simplement les attacher avec un élastique.

Itinéraire de vol

L’ambassade ou le consulat peut vous demander de fournir un itinéraire de vol ou une réservation de vol aller-retourqui est un itinéraire détaillé de votre vol comprenant les informations suivantes :

Votre nom complet.
Un nom de vol.
Un numéro de réservation ou Booking ID.
Date d’arrivée et de départ.
Codes IATA de l’aéroport.
Le prix de votre billet.
Les détails des vols de correspondance (le cas échéant).

*Il n’est pas nécessaire d’acheter un billet d’avion avant de demander un visa Schengen. Vous pouvez présenter un billet d’avion que vous avez réservé et le payer après avoir reçu le visa.

Lettre de motivation

Une lettre de motivation doit être adressée à l’ambassade ou au consulat de l’État membre dans lequel vous demandez un visa. La lettre d’accompagnement est un moyen de vous présenter aux fonctionnaires chargés des visas du pays que vous souhaitez visiter et d’indiquer les raisons de votre voyage. Une lettre de motivation bien rédigée doit être courte et claire, ne dépassant pas deux pages, et peut vous aider à obtenir votre visa.

La lettre d’accompagnement d’un visa Schengen doit comprendre les éléments suivants

La raison de votre voyage dans l’État membre.
La date de votre entrée dans l’espace Schengen et celle de votre sortie.
Le lieu d’hébergement.
Ce que vous ferez pendant votre visite dans l’État membre.
Les autres pays que vous visiterez (si vous prévoyez de visiter d’autres pays de l’espace Schengen).
Votre situation professionnelle.
Expliquez pourquoi vous n’avez pas pu soumettre les documents (si l’un des documents requis est manquant).

Preuve de ressources financières

Lorsque vous demandez un visa Schengen, vous devez fournir la preuve que vous disposez de moyens financiers suffisants pour subvenir à vos besoins et couvrir vos dépenses pendant votre séjour en Europe. Vous pouvez prouver votre suffisance financière de l’une des manières suivantes :

Un relevé bancaire de vos mouvements financiers pour les trois derniers mois.
Carte de crédit.
Preuve d’emploi.

Le montant minimum requis est différent dans chaque pays, vous devrez donc consulter l’autorité consulaire compétente dans votre pays.

Preuve d’hébergement

L’ambassade ou le consulat où vous déposez votre demande de visa Schengen vous demandera de présenter les documents suivants une preuve d’hébergement. Cela signifie que vous devez fournir la preuve que vous avez un endroit où loger pendant votre visite dans l’État membre.

En fonction de l’endroit où vous séjournerez, vous pouvez fournir les documents suivants comme preuve d’hébergement :

Réservation d’hôtel. Lettre de confirmation d’un hôtel contenant les informations suivantes :
- Votre nom complet.
- Vos dates d’entrée et de sortie.
- Adresse de l’hôtel.
- Coordonnées de l’hôtel (numéro de téléphone, courriel, etc.).
- Un code de réservation d’hôtel valide.
Confirmation d’un tour opérateur organisé ou d’un circuit de vacances. Une lettre indiquant le lieu d’hébergement dans l’État membre pendant la durée du voyage. La lettre doit comprendre
- Nom du lieu.
- Adresse du lieu.
- Numéro de téléphone et courriel.
- Date d’entrée et de sortie.
- Nom dans lequel les réservations ont été faites.
Contrat de location y compris :
- Nom et prénom du propriétaire
- Ses coordonnées (courriel, téléphone, adresse du domicile, etc.).
- Adresse du logement loué
- Période pendant laquelle le logement a été loué par le demandeur (date d’entrée et de sortie)
Lettre d’invitation de l’hôte si vous prévoyez de séjourner chez des amis ou des membres de votre famille. L’hôte doit écrire une lettre d’invitation indiquant que vous allez séjourner chez lui. La lettre doit contenir les informations suivantes
- Les dates de votre séjour.
- Adresse du lieu.
- Nom complet de l’hôte.
- Coordonnées de l’hôte (courriel et numéro de téléphone).
- Signature de l’hôte.
- La superficie du lieu et le nombre de membres qui y vivent.

Chaque État membre de l’espace Schengen a ses propres règles en ce qui concerne la lettre d’invitation de l’hôte. Cela signifie que l’hôte qui vous invite à visiter l’État membre dans lequel il se trouve doit fournir une lettre d’invitation spécifique. En voici un exemple :

France : un exemplaire original de la « Déclaration d’Accueil« (document de garantie). Il en va de même si l’hôte est luxembourgeois.
Autriche : une demande de « Elektronische Verpflichtungserklärung » auprès de la municipalité d’accueil en Autriche au plus tôt 30 jours avant la date de rendez-vous pour le visa.
Belgique : un original de l' »Engagement de Prise en Charge – Verbintenis tot Tenlasteneming 3 bis », portant le cachet de la commune et le cachet du bureau des étrangers.
Pays-BasL’hôte doit fournir les documents suivants : un original du « Bewijs van Garantstelling » ainsi que trois fiches/rapports de salaire et le contrat de travail de la personne qui l’invite. Si l’hôte est indépendant, il doit également présenter l’inscription au registre du commerce de son entreprise, la décision de taxation appelée « down aanslaginkomstenbelastingen », un document officiel du fisc « Belastingdienst », ainsi qu’une copie de son compte de résultats.

Preuve du paiement de la taxe

Droits de visa Schengen peut être payé auprès des missions diplomatiques (ambassade/consulat) et n’est pas remboursable. Les droits de visa sont perçus en euros, dans la monnaie nationale du pays tiers ou dans la monnaie utilisée dans le pays où la demande est introduite. Une fois les frais de visa payés, vous recevrez un reçu comme preuve de paiement.

Les droits de visa pour le visa Schengen sont les suivants :

Adultes : 80 EUR.
Enfants de 6 à 12 ans : 40 EUR.

Qui est exempté des droits de visa Schengen ?

Les demandeurs appartenant aux catégories ci-dessous sont exemptés du paiement des droits :

Enfants de moins de 6 ans.
Étudiants et enseignants accompagnateurs voyageant à des fins d’études ou de formation.
Les titulaires de passeports diplomatiques voyageant à des fins officielles.
Représentants d’organisations à but non lucratif âgés de 25 ans au plus.
Chercheur d’un pays tiers voyageant pour effectuer des recherches scientifiques telles que définies dans la recommandation 2005/761/CE du Parlement européen.

NOTE : Sachez que les ambassades ou consulats n’acceptent pas de demande sans rendez-vous préalable et que la plupart d’entre eux ne donnent pas d’informations sur les dossiers en cours par courrier électronique ou par téléphone. Chaque ambassade ou consulat se réserve le droit de demander des documents supplémentaires lors de votre rendez-vous ou ultérieurement, ainsi que de convoquer le demandeur à un nouvel entretien.

Documents relatifs au statut professionnel

En fonction de votre statut professionnel, vous devrez soumettre les documents supplémentaires suivants :

Preuve du statut d’étudiant. Un document prouvant que vous êtes étudiant, tel qu’une carte d’étudiant ou une copie de l’inscription à l’université et du registre des étudiants signé et tamponné par l’université, ainsi que le relevé de notes actuel. Vous devrez également fournir une preuve (contrat de travail et relevé de compte bancaire de vos parents ou de votre hôte (le cas échéant)) que vous disposez de suffisamment d’argent pour couvrir la totalité de votre séjour dans l’État membre.
Preuve d’emploi. Une lettre originale signée d’un employeur ou une fiche de paie récente. Outre le relevé bancaire, vous devez également présenter votre contrat de travail et une confirmation de vacances de votre employeur, indiquant les dates auxquelles vous avez demandé à vous absenter du travail et la date prévue de votre retour.
Preuve de l’exercice d’une activité indépendante. Une lettre d’un avocat, d’un comptable ou de la Companies House, qui confirme votre statut.
Preuve de retraite. Relevés de pension des 6 derniers mois.

Si vous voyagez à des fins professionnelles

Si vous vous rendez dans l’espace Schengen à des fins professionnelles, vous devez également présenter les documents suivants :

Lettre d’invitation professionnelle. Il s’agit d’une lettre délivrée par l’entreprise ou l’organisation de l’espace Schengen où le demandeur a l’intention de faire des affaires. La lettre doit être rédigée sur le papier à en-tête de l’entreprise et fournir des informations telles que l’objet et la durée de la visite, la relation entre l’entreprise de l’espace Schengen et l’employeur du demandeur, et la responsabilité financière de l’entreprise de l’espace Schengen pendant le séjour du demandeur.
Lettre de l’employeur. L’employeur du demandeur doit fournir une lettre indiquant l’objet et la durée de la visite, ainsi que la responsabilité financière de l’employeur pour le voyage et le séjour du demandeur dans l’espace Schengen.
Preuve de relations d’affaires antérieures. Le demandeur doit fournir des preuves des relations commerciales antérieures entre son employeur et l’entreprise dans l’espace Schengen, telles que des contrats ou des factures.

Si vous voyagez pour rendre visite à votre famille ou à des amis

Si vous demandez un visa Schengen pour rendre visite à de la famille ou à des amis dans l’espace Schengen, vous devrez fournir les documents suivants :

Lettre d’invitation. Vous devez fournir une lettre d’invitation du membre de la famille ou de l’ami à qui vous allez rendre visite. La lettre doit contenir son nom, son adresse et ses coordonnées, ainsi que des informations sur votre relation avec lui et sur l’objet et la durée de votre visite. Si le membre de la famille ou l’ami vous héberge, il doit l’indiquer dans la lettre.
Preuve de la relation. Il peut vous être demandé de fournir une preuve de votre lien de parenté avec la personne à qui vous allez rendre visite, telle qu’un certificat de naissance ou de mariage (le cas échéant).
Lettre de parrainage (le cas échéant). Si un membre de votre famille ou un ami vous apporte un soutien financier pendant votre séjour dans l’espace Schengen, il doit rédiger une lettre de parrainage.

Si vous voyagez à des fins éducatives ou culturelles

Si vous vous rendez dans l’espace Schengen à des fins culturelles ou éducatives, par exemple pour assister à une conférence, à une formation ou à un événement culturel, vous devez également présenter les documents suivants :

Preuve d’inscription. Si vous êtes étudiant, vous devez fournir une preuve d’inscription à votre programme d’études actuel. Il peut s’agir d’une lettre de votre école ou université confirmant votre inscription.
Lettre d’acceptation. Si vous voyagez dans le cadre d’un programme éducatif ou universitaire, vous devez fournir une lettre d’acceptation de l’établissement que vous visiterez. Cette lettre doit contenir des détails sur le programme, la durée de votre séjour et toute aide financière qui vous sera accordée pendant votre visite.
Preuve de parrainage. Si vous êtes parrainé par une organisation ou un particulier, vous devez fournir une preuve de parrainage. Il peut s’agir d’une lettre du sponsor confirmant sa volonté de couvrir vos dépenses pendant votre séjour dans l’espace Schengen.
Vous devez fournir un itinéraire détaillé de votre voyage, y compris les dates de votre voyage et les activités que vous entreprendrez pendant votre séjour dans l’espace Schengen.

Si vous voyagez pour recevoir un traitement médical

Si vous vous rendez dans l’espace Schengen pour un traitement médical, vous devez également présenter les documents suivants :

Rapport médical. Un rapport médical émanant d’un médecin ou d’un hôpital de votre pays d’origine, détaillant l’état de santé du demandeur et le traitement recommandé dans l’espace Schengen.
Certificat médical. Un certificat d’un médecin ou d’un hôpital de l’Espace Schengen confirmant qu’ils sont disposés à vous traiter et détaillant le plan de traitement proposé.
Preuve des moyens financiers. Preuve que vous disposez de moyens financiers suffisants pour couvrir le coût de leur traitement et de leur séjour dans l’espace Schengen, par exemple des relevés bancaires ou une lettre d’un sponsor.
Preuve de paiement. Preuve que vous avez payé votre traitement médical à l’avance, le cas échéant.

Conditions d’obtention d’un visa Schengen pour les enfants de moins de 18 ans

Si le demandeur est mineur (moins de 18 ans), les parents ou les tuteurs légaux doivent soumettre les documents suivants ou accompagner l’enfant.

Un formulaire de demande de visa Schengen signé deux fois par le(s) tuteur(s) légal(aux).
L’acte de naissance de l’enfant.
Si le mineur voyage sans ses parents :
- Une autorisation parentale certifiée par les deux parents.
Si le mineur voyage avec un seul parent:
- Un consentement notarié/certifié de l’autre parent.
Dans le cas où le parent célibataire avec lequel le mineur voyagera détient seul la puissance paternelle:
- Acte de décès.
- Accord de divorce, ou
- Convention de garde.

Guide du document de visa Schengen

Tous les documents que vous soumettez lors de votre demande de visa Schengen doivent être conformes aux lignes directrices relatives aux documents de visa.

Les originaux doivent être présentés avec une copie (sauf indication contraire).
Les documents doivent être traduits en anglais ou dans la langue officielle de l’État membre. La traduction doit être effectuée par un traducteur agréé.
Les documents énumérés ci-dessous nécessitent une cachet d’apostille pour être reconnu au niveau international :
- Acte de naissance.
- Acte de mariage.
- Acte de décès.
- Procuration.
- Diplômes universitaires (de toute nature).
- Enregistrement des entreprises.
- Ordonnances judiciaires.

Que se passe-t-il si je n’ai pas tous les documents nécessaires pour demander un visa Schengen ?

Si vous ne présentez pas tous les documents requis, l’ambassade ou le consulat rejettera votre demande de visa, car il s’agit d’une exigence obligatoire dans le cadre de la procédure de demande de visa.

Certaines ambassades peuvent vous accorder un délai de cinq jours à compter de la date de dépôt de la demande pour soumettre les documents manquants. Vous devrez également fournir la raison pour laquelle vous n’avez pas soumis tous les documents.